לפניכם הטיפים המובילים שיעזרו לסוכנות שלכם לאתר לקוחות באירועים וליצור איתם קשר. שיווק באירועים הוא פיתוח תערוכה, תצוגה או מצגת, במטרה לקדם מוצר, שירות, סיבה או ארגון הממנפים את המעורבות האישית של הלקוחות  הפוטנציאלים.

אירועים אלה יכולים להתרחש באופן מקוון או לא מקוון. קידום פעילויות אלה יכול להתרחש באמצעות טכניקות שיווק נכנסות ויוצאות שונות.

השתתפות באירועים היא דרך מצוינת ליצור קשרים חדשים ולפגוש לקוחות פוטנציאליים. בעולם של היום משווקים צריכים לנצל כל הזדמנות לבנות מערכות יחסים, לייצר מוניטין, ולהרוויח את האמון של קונים פוטנציאליים ולקוחות.

חברות בוחרות להשתתף באירוע מסיבות שונות. חברה קטנה עשויה לרצות את החשיפה שסמינר מקוון יכול לספק, בעוד שחברה גדולה עשויה להזדקק לאינטראקציה פנים-אל-פנים שתוביל לעסקה.
אירועים חייבים להיות בלתי נשכחים כדי להשפיע. כמובן ההשפעה הרצויה תלויה במטרות שלך, אבל רוב החברות מעוניינות שהאירועים יהיו יותר מאשר רק פרסומת מבוימת עבור המותג שלהם. אם הופקו היטב, לאירועים יש את הכוח ליצור רושם חזק ובר קיימא של כל מה שהחברה שלך יכולה לספק. בכך שאתה מאפשר לאנשים לחוות אינטראקציה עם החברה, המוצר או השירות שלך בעת השתתפות באירוע, אתה מתחבר עם קונים פוטנציאליים.

אבל איך הופכים יום בכנס להשקעה מוצלחת שתוביל להרחבת מעגל הלקוחות?

כדי לענות על שאלה זו, הכנו בשבילכם תכנית שתנחה אתכם לאורך כל הדרך – מתכנון סדר היום ועד לבחירת הדרך המושלמת להמשך הקשר עם לידים.

לפני האירוע

• לוודא שהאירוע מתאים לכם – לפני שאתם משלמים עליו, בררו מידע על האירוע, על המרצים ועל האורחים הצפויים להשתתף בו כדי לוודא שאכן יהיו לכם שם הזדמנויות מתאימות.
• לשלב נושא חזק – מתן מראה ותחושה אחידים מסייע ליצור חוויית מותג חלקה. איך נראה הדוכן, איך אתה מציג את הביטחונות שלך, ואיזה סוג של תחרויות ייתכן שתרצה לשלב.
• לחשוב יצירתי – כדאי לקיים ישיבת  סיעור מוחות עם הצוות שלך ולבוא עם רעיונות חיוניים. זכור לחשוב על כל האלמנטים הפוטנציאליים כגון: דוכן ,מדים, צוות, חומרי קידום מכירות וכד'.
• לשוחח עם אנשים ברשת – הNetworking מתחיל הרבה לפני שאתם נכנסים לאולם. חפשו את  האירוע במדיה החברתית, עיינו בתוכן מתויג והצטרפו לשיחה. כדי ליצור את המס' הגבוה ביותר של הנרשמים צריך שילוב של דוא"ל, מדיה חברתית, יחסי ציבור וסוגים אחרים של מבצעים כדי לקבל את המפץ הגדול ביותר עבור הכסף שלך. על ידי תקשורת מוקדמת עם הקהל שלך לקראת האירוע, האירוע שלך יהיה בראש מעיינם של המשתתפים שלך.
• לערוך מחקר על המשתתפים – פלח את הקידומים שלך כדי להגיע לקהל הנכון ושהמשתתפים הנכונים יירשמו לאירוע שלך. ודא שאתה מבלה זמן על איכות הנתונים כדי להבטיח שניתן לעשות ברשימות שימוש חוזר בעתיד. עבור פילוח אפשר להתמקד בדמוגרפיה כמו: עיסוק, חברה, ענף/תעשייה, מיקום.

ברשתות החברתיות תוכלו לבדוק אם יש מרצים אורחים או אנשים אחרים שמספרים על כוונתם להשתתף. נסו לזהות עם מי מהם תרצו לשוחח. להיות פעיל ברשתות חברתיות לפני, במהלך ואחרי האירוע שלך הוא דבר חיוני להצלחה. מאז שהאירועים נמצאים גם בשידור חי, המשתתפים לעתים קרובות משתמשים ברשתות חברתיות כדי לערב משתתפים אחרים בסביבה חיה. הנה כמה ערוצים שיש לקחת בחשבון כשובים את קהל המשתתפים:
טוויטר: הוא כלי רב עוצמה לא רק לשיווק ולקידום האירועים שלך, אלא גם לחיבור עם המשתתפים בזמן אמת. אתה יכול להגדיר תגיות, לתזמן סדרה של ציוצים, לבנות "רשימות ציוץ", ולזכור לצייץ ב"שידור חי"

פייסבוק: משום שפייסבוק הוא כל כך חזותי, זה מקום נהדר לקדם את האירועים שלך באמצעות גרפיקה המושכת את העין. התחל לפרסם 2-3 שבועות לפני האירועים והשתמש בשילוב של גרפיקה מותאמת אישית, ממים,(באזז ויראלי שמגיע בצורת סרטון, תמונה או סוג תוכן אחר), ותמונות שצולמו באירוע כדי לעודד את המשתתפים להירשם.

Google+: התכונה 'אירועים של Google+' מאפשרת למשתמשים לשלוח הזמנות מותאמות אישית ולסנכרן עם יומן Google כאשר המשתמש מאשר זאת. תוכל גם למנף את Google Hangouts כדי לקבל משפיעים, לקוחות פוטנציאליים, לקוחות קיימים ומשתתפים אחרים באותו מקום שבו עוסקים בעיקרי הדברים של האירועים.

LinkedIn:  כדאי לקדם את דף ההרשמה שלך ולהשתמש בקבוצות LinkedIn כדי לקבל קצת כח משיכה נוסף.

• לערוך מחקר על התעשייה-
  ודאו שאתם מעודכנים בחדשות התעשייה הרלוונטיות ללקוחות היעד. כך תראו להם שאתם מבינים את עבודתם ואת האתגרים העומדים בפניהם. רוב האנשים משתתפים באירוע לצורך השכלה. לא משנה באיזה אירוע         אתה נמצא, זה קריטי להקנות ידע שהקהל יעריך- וזה יבדל ויבליט את החברה שלך.

• להגדיר יעדים ומטרות ריאליסטיות להשתתפות-
  הגדירו יעדים ברורים ומדידים לגבי מה שאתם רוצים להשיג מהיום הזה – את מי אתם מקווים לפגוש ומהי התוצאה שאתם חותרים לקראתה. החזר השקעה ( (ROI) הוא לא רק משהו שאתה מחשב לאחר האירוע. עליך לתכנן החזר ROI מלכתחילה ולהמשיך למדוד את ההחזר על ההשקעה לאחר האירוע. המטרות שלך לא צריך להיות מוגבלות רק למודלים של הרשמה ונוכחות. המטרות הטובות ביותר יכנסו ל"צנרת" ולהשפעת ההכנסות.
  בנה מודל מראש כדי להבין את החזר ה- ROI של האירוע שלך על סמך ערכים שונים. לדוגמה, אם אתה יוצר אירוע בעל משתתפים רבים אך הם האנשים הלא נכונים, תוכל להגדיל את העלויות שלך מבלי להשפיע על ההכנסות. לפי המודל שלך צריך שאחוז המשתתפים המתאימים יהיה אינדיקטור גבוה להצלחה. על ידי הכנת מודל כדי להבין תרחישים אפשריים ואת הסיכון ,אפשר לזהות ולנהל סיכונים מראש. תכניות האירוע הטובות ביותר משלבות אסטרטגיית מדידה מכוונת מראש. זה אומר שאתה צריך להגדיר מה, מתי ואיך תמדוד במהלך שלב התכנון הראשוני שלך

• לתכנן את הזמן –
  נסו לארגן לוח זמנים וסדר יום ברור, אבל להשאיר זמן פנוי לשיחות או לפגישות לא מתוכננות. יש להכין גם את הצוות – אם אתם מגיעים עם אנשי צוות נוספים, הקדישו זמן כדי לתדרך אותם לפני האירוע. כך יהיה ברור לכל אחד מה תפקידו ומהן המטרות ליום הזה.  לתכנן הכל! יש לקבוע ציפיות מתאימות לאירוע, כולל אימון הצוות שלך, ולערוך את המחקר שלך על המציגים לפני הגעתם. אירועים הם השקעה גדולה, כדאי לוודא שכולם יודעים את תפקידם ואתם יודעים את כל הפרטים לפני האירוע בפועל.

• לשנן את נאום המעלית –
  עליכם לסכם בשלושים שניות מה אתם עושים וכיצד אתם יכולים לעזור לאנשים. כשאתם מחברים את הנאום, שימו לנגד עיניכם את קהל היעד ואת הצרכים שלו.

 

במהלך האירוע

• להקפיד על הפרטים הבסיסיים – בחירת הופעה מרשימה והגעה מוקדמת הן פרטים בסיסיים למדי, אבל הרושם הראשוני משפיע במידה רבה.
  שום דבר לא נראה גרוע יותר מאשר צוות דוכן עומד מסביב ולא עושה כלום. לא רק שזה מקטין את הפרודוקטיביות שלך, זה גם מצמצם את כמות הנדל"ן שבו אתה צריך לקיים שיחה עם הלקוחות הפוטנציאליים שלך, וזה פשוט נראה רע. בקצה השני של הספקטרום, אתה רוצה לוודא שיש לך מספיק משאבים כדי לייצג באופן יעיל את החברה שלך וליצור התעניינות של המשתתפים. 

• פחות לדבר, יותר להקשיב – הקפידו להקשיב בתשומת לב למה שהאנשים אומרים כדי שתוכלו לזהות איך אתם יכולים לעזור להם, וכדי שבהמשך תוכלו לבחון טוב יותר את ההתאמה של הלידים
• לרשום לעצמכם הערות במשך היום – הקדישו כמה שניות אחרי כל שיחה כדי לרשום את הנקודות שעלו בה ואת הפעולות שיש לבצע בעקבותיהן. אל תסמכו על הזיכרון!
  זה לא קל, כי כל כך הרבה קורה באירוע. איך אפשר לזכור את כל מה שנאמר בשיחה טובה עם סיכוי ממשי? ודא שכל חבר צוות ירכז את נקודות המפתח של כל שיחה. אתה יכול לעשות את זה על גב כרטיס ביקור, גיליון נייר, וסורקי iPad  שבימינו יכולים לשמור שיחות ישירות באפליקציה. זה יקל עליך להוסיף הערות לתוך מערכת CRM עבור מעקב ממוקד על בסיס השיחות שלך.
• להיות אסרטיביים – סיימו שיחות מתוך כוונה ברורה לבצע פעולת המשך לאחר האירוע – אם הלידים מצפים לשמוע מכם, יש סיכוי גבוה יותר שהם יגלו פתיחות רבה יותר.
• לשוחח עם המרצים בזמן הנכון – אם אתם מעוניינים לשוחח עם אחד מהמרצים, הקפידו לעשות זאת לפני ההרצאה שלו, כי אז יש יותר סיכוי שהוא יהיה זמין
  לשמור על נוכחות ברשתות החברתיות – אמנם, לא כדאי שתהיו צמודים לטלפון, אבל אם תיכנסו מדי פעם למדיה החברתית ותצטרפו לשיחות, זה יעזור לכם לקדם את הפרופיל שלכם במהלך האירוע.
  מה עשית כדי לקדם את נוכחותך באירוע? חשוב על דרכים ליצור באז. זה יכול להיות בצורה של מדיה חברתית, משחקים או תחרויות וכו'. זכור, מציגים אחרים נותני חסות באירוע מנסים להתחבר עם אותו קהל. ודא שאתה נותן לקהל זה סיבה לחפש אותך.          

אחרי האירוע

• לקבוע סדר עדיפויות לפעולות המשך –
  הקדישו זמן כדי לשלוח הודעות להמשך הקשר עם הלידים בתוך זמן קצר מסיום האירוע. אם השקעתם במציאת הלידים, שווה לכם להשקיע את הזמן כדי לבנות את הקשר איתם.
  פעילות follow -up נכונה תבדיל אותך מהמתחרים ותשמור אותך טרי במוחם של הלקוחות הפוטנציאליים שלך. תמיד לתכנן את אסטרטגיית המעקב שלך לפני שהאירוע מתחיל – דוא"ל המעקב צריך להיות כתוב ומעוצב, הצעות מחיר צריך להיות מוחלטות, וכל שאר שיחות הטלפון צריכים להיות מתוכננות. רשימת הלידים היא היבט קריטי של כל אירוע, ורשימות צריכות להיווצר מיד אחרי התצוגה או כל לילה לאחר סגירת אולם התערוכות.
• דוא"ל מעקב: כל מעקב הדוא"ל צריך להיות כתוב לפני שהאירוע מתרחש. קריאת תקציר האירוע, תיאורי הפעלות ופוסטים בבלוגים יעזרו לך לעצב את הודעות האימייל. כדאי להתאים אישית את פניית ההמשך – אל תשלחו אימייל כללי. השתמשו בהערות שרשמתם לעצמכם כדי לשלוח הודעות מועילות ומותאמות אישית – לדוגמה, שתפו מאמר רלוונטי, טיפים או מקרה מעניין לדוגמה.
• ליצור קשר עם אנשים שלא פגשתם – אם לא מצאתם את ההזדמנות לשוחח עם מישהו באירוע, לא הכול אבוד. צרו איתו קשר ואמרו לו שאתם מצטערים שלא יצא לכם להיפגש, ולאחר מכן תוכלו לפתוח בשיחה
• לשמור על נוכחות ברשתות החברתיות – אחת הדרכים המצוינות להמשיך שיחות לאחר האירוע היא לשתף את התובנות המרכזיות שלכם מהאירוע בבלוג או בערוצים חברתיים..
• למדוד את ההצלחה – חשוב למדוד אם האירוע היה שווה את השקעת הזמן והכסף.
  על ידי מדידת סטטוסים של התקדמות המשתתפים שלך, תוכל לקבוע משתנים כגון מוזמנים, רשומים, נוכחים ושלא הגיעו. ודא שאתה מודד ערכים בסיסיים אלה.
  מבין האנשים שהשתתפו בתצוגה שלך, אתה רוצה באופן אידיאלי לקבוע כמה הזדמנויות נוצרו, כמה ב"צינור", כמה סגרו ,כמה הזמנות, ועלות לכל ליד  (CPO). צריך לזקוף לזכות האירוע את ההזדמנויות/ לידים רק אם הם נוצרו לאחר שהתקיים. ההזמנות צריכות להיספר רק אם העסקה נסגרה לאחר התאריכים של האירוע. המדידה האולטימטיבית להצלחת האירוע היא כמה "צינורות" ניתן לייחס לאירוע חלקיי מה שהושקע בו.

 

שאלו את עצמכם – האם עמדתם ביעדים? אם לא, ייתכן שעליכם לשנות את הגישה או לנסות אירוע אחר בפעם הבאה.

כמו רוב הדברים, כדי לייצר לידים באירועים נדרשת עבודה. אבל אם מתכננים, מתמקדים ביעדים ומודדים את ההצלחה, יש סיכוי גבוה ביותר שזאת תהיה השקעה משתלמת.

בהצלחה!

גרסה להדפסה